Når I skal opbygge et godt og gensidigt samarbejde om arbejdsmiljøkoordineringsopgaven, er det vigtigt at I - bygherre og arbejdsmiljøkoordinator - har fælles forståelse for den arbejdsmiljøkoordineringsopgave, som arbejdsmiljøkoordinator (P) skal løse for bygherren.

I må afstemme jeres forventninger til samarbejdet om arbejdsmiljøkoordineringen ved at drøfte arbejdsmiljøkoordineringens formål, indhold og omfang. På den måde kan I skabe en fælles forståelse af rammerne om arbejdsmiljøkoordineringen:

Hvad er din forståelse som bygherre af formålet med koordineringen? Hvad forventer du at koordineringsopgaven indeholder. Hvad forventer du at omfanget af opgave vil være?

Hvad er din forståelse som arbejdsmiljøkoordinator (P) af formålet med arbejdsmiljøkoordineringen? Hvad forventer du at arbejdsmiljøkoordineringsopgaven indeholder? Hvad forventer du at omfanget af opgaven vil være?

Det er vigtigt at arbejdsmiljøkoordinator (P) får et godt grundlag for at vurdere, hvilke områder han bør have en særlig opmærksomhed på under arbejdsmiljøkoordineringen. Derfor er det vigtigt, at bygherre fortæller om alt, som kan være relevant for arbejdsmiljøkoordinator at vide.

Bygherre og arbejdsmiljøkoordinator (P) skal derfor dele deres viden om, hvad der gør det aktuelle projekt specielt, fx byggeri tæt på vand, på en grund som er lille, et brugerstyret byggeri, et økologisk byggeri, et byggeri som påvirker de omkringliggende områder etc.

Bygherre og arbejdsmiljøkoordinator aftaler, hvordan I tidligt i arbejdsmiljøkoordineringsforløbet drøfter om byggeriets særlige karakter også betyder, at der skal iværksættes foranstaltninger.

Flergangsbygherrer bør formidle deres erfaringer fra tidligere projekter til arbejdsmiljøkoordinator.

Arbejdsmiljøkoordinator udfører en koordineringsopgave for bygherre. Derfor er det vigtigt, at I aftaler rammer for samarbejdet, sådan at bygherre kan følge med i gennemførelsen af arbejdsmiljøkoordineringsopgaven, og sådan at arbejdsmiljøkoordinator kan orientere og rådføre sig med bygherre undervejs.

Det aftales hvordan arbejdsmiljøkoordinator kan formidle fremdrift til bygherre.

Hvis der vælges at føre en logbog over arbejdsmiljøkoordineringen, findes der et eksempel på fx Byggeproces.dk, så kan den være udgangspunkt for formidlingen. Enten kan selve loggen sendes til bygherre, eller også kan det aftales, hvordan og hvor ofte arbejdsmiljøkoordinator giver resumé til bygherre.

Hvis der ikke føres en logbog, kan arbejdsmiljøkoordinatoren på anden vis holde bygherre orienteret fx om arbejdsmiljøspørgsmål, der drøftes på projekteringsmøder eller -workshops og lignende.

Det aftales hvordan arbejdsmiljøkoordinator formidler arbejdet med at udarbejde PSS og journal til bygherre.

Arbejdsmiljøkoordinator bør også rådgive bygherre om behov for forbedring af arbejdsmiljøkoordineringen baseret på erfaringerne fra den løbende arbejdsmiljøkoordinering. Det kunne fx være behov for tættere dialog mellem arbejdsmiljøkoordinator og de projekterende.

I aftaler et antal møder, hvor det primære formål er, at I drøfter arbejdsmiljøudfordringer i projektet.

I aftaler også, om møderne er fysiske over telefon eller over fx Skype. Mødefrekvens kan fx tage udgangspunkt i milepæle i projekteringen.

I bør også afklare, i hvilken udstrækning byggeledelse deltager i alle møder eller efter behov.

Det er vigtigt, at I aftaler, hvordan I samarbejder, når der opstår ændringer og problemer i projekteringsforløbet.

Arbejdsmiljøkoordinator har brug for hurtigst muligt at blive underrettet om projektændringer, og bygherre har brug for at blive underrettet, hvis der opstår problemer og udfordringer under projekteringen.

I aftaler, hvordan bygherre holder arbejdsmiljøkoordinator orienteret om eventuelle ændringer i projektet eller i organiseringen af projekteringen (fx nye rådgivere).

I aftaler, hvordan arbejdsmiljøkoordinator skal orientere og inddrage bygherre, hvis der opstår hindringer for udførelse af arbejdsmiljøkoordineringsopgaven, fx hvis projekterende ikke vil samarbejde med arbejdsmiljøkoordinatoren.

I aftaler, hvornår og hvordan arbejdsmiljøkoordinator orienterer bygherre, hvis der opstår arbejdsmiljøudfordringer, som kan blive svære at håndtere senere under udførelsen af bygge- og anlægsarbejdet eller i den efterfølgende drift og vedligeholdelse.

Det er vigtigt at I får drøftet, hvordan I sammen kan ”spille hinanden gode”, så arbejdsmiljøkoordineringen bliver effektiv - i særdeleshed i forhold til arbejdsmiljøkoordinatorens mandat og rolle.

Erfaringer viser, at det kan være svært for arbejdsmiljøkoordinator at opnå den nødvendige autoritet overfor de projekterende i forhold til at kunne udføre arbejdsmiljøkoordineringsopgaven tilfredsstillende. Derfor er det vigtigt, at arbejdsmiljøkoordinatoren er fortrolig med bygherres ambition for arbejdsmiljøet i byggeriet samt er helt klart på hvilket mandat, der er givet.

Bygherre kan understøtte arbejdsmiljøkoordinatoren ved blandt andet at præsentere og uddybe sin arbejdsmiljøpolitik, og ved at synliggøre overfor projektdeltagerne, at han har afsat ressourcer til samarbejdet med arbejdsmiljøkoordinatoren.

I aftaler hvilket mandat, arbejdsmiljøkoordinator har i forhold til de projekterende i den daglige udførelse af arbejdsmiljøkoordinatoropgaven.

Arbejdsmiljøkoordinator bør fx have mandat til at kunne reagere overfor projektelementer, der ikke lever op til den arbejdsmiljøstandard, som bygherren og lovgivningen foreskriver. I forlængelse heraf bør I også aftale, hvilke reaktionsmuligheder arbejdsmiljøkoordinator har.

Det er vigtigt for arbejdsmiljøkoordinator at vide, hvornår han har bygherres opbakning til at stoppe projekteringen helt eller delvist hvis det er arbejdsmiljømæssigt nødvendigt, uden på forhånd at skulle rådføre sig med bygherren.

I aftaler, hvordan bygherre formidler sine ambitioner for arbejdsmiljøet til de projekterende og signalerer sin opbakning til arbejdsmiljøkoordinator. Det kan fx ske på workshops med de projekterende tidligt i projekteringsforløbet og møder, som afholdes under eller i forbindelse med arbejdsmiljøkoordineringen.

Det er vigtigt, at bygherre sørger for, at projekteringslederen er inddraget i aftalerne, og at projekteringslederen er fortrolig med, at han skal sørge for, at arbejdsmiljøkoordinator får fuld mulighed for at udføre sin koordineringsopgave gennem adgang til dokumenter, deltagelse i møder og projekteringsworkshops mv.