Når I skal opbygge et godt og gensidigt samarbejde om arbejdsmiljøkoordineringsopgaven, er det vigtigt at I som bygherre og arbejdsmiljøkoordinator (B) har fælles forståelse for den arbejdsmiljøkoordineringsopgave som arbejdsmiljøkoordinator skal løse for bygherre.

I må afstemme jeres forventninger til samarbejdet om arbejdsmiljøkoordineringen ved at drøfte arbejdsmiljøkoordineringens formål, indhold og omfang. På den måde kan I skabe en fælles forståelse af rammerne om arbejdsmiljøkoordineringen:

Hvad er din forståelse som bygherre af formålet med koordineringen? Hvad forventer du at koordineringsopgaven indeholder? Hvad forventer du at omfanget af opgave vil være?

Hvad er din forståelse som arbejdsmiljøkoordinator (B) af formålet med arbejdsmiljøkoordineringen? Hvad forventer du at arbejdsmiljøkoordineringsopgaven indeholder. Hvad forventer du at omfanget af opgaven vil være?

Det er vigtigt at arbejdsmiljøkoordinator (B) får et godt grundlag for at vurdere, hvilke områder han bør have en særlig opmærksomhed på under arbejdsmiljøkoordineringsopgaven. Derfor er det vigtigt at, bygherre fortæller om alt, som kan være relevant for arbejdsmiljøkoordinator at vide.

Bygherre og evt. bygherrerådgiveren skal derfor dele sin viden om, hvad der gør det aktuelle projekt specielt, fx byggeri tæt på vand, på en grund som er lille, et brugerstyret byggeri, et økologisk byggeri, et byggeri som påvirker de omkringliggende områder.

Bygherre og arbejdsmiljøkoordinator aftaler, hvordan I tidligt i arbejdsmiljøkoordineringsforløbet drøfter om byggeriets særlige karakter også betyder, at der skal iværksættes foranstaltninger.

Flergangsbygherrer bør formidle deres erfaringer fra tidligere projekter til arbejdsmiljøkoordinator.

Det er arbejdsmiljøkoordinators opgave at organisere og udføre arbejdsmiljøkoordineringen.

En række forhold er allerede beskrevet i udbudsmaterialet, men for at sikre, at der kommer til at ske en reel koordinering og gennemføres runderinger, som giver et udbytte for arbejdsmiljøet på byggepladsen, kan I med fordel diskutere organisering af følgende:

• Hvordan tilrettelægges og gennemføres opstartsmøder og sikkerhedsrunderinger? Findes der fx anvendelige værktøjer?
• Hvordan kan særlige risici i byggeprocessen synliggøres (også dem som projekteringen ikke har blotlagt).
• Hvordan afholdes sikkerhedsmøderne?
• Hvordan informerer arbejdsmiljøkoordinator om arbejdsmiljøsarbejdet og om sikkerhedsspørgsmål på pladsen fx plakater, pladsavis, ”pølsemøder”, daglige toolbox-møder osv.?
• Skal der gennemføres kampagner for at sætte fokus på særlige arbejdsmiljøudfordringer, arbejdsmiljøkonkurrencer, fælles opsamling af ’nærved-ulykker’ eller andre tiltag?

Husk at de rammer om arbejdsmiljøkoordineringen, der er fastlagt i udbudsmaterialet, skal respekteres.

Arbejdsmiljøkoordinator udfører en koordineringsopgave for bygherre. Derfor er det vigtigt, at I aftaler rammer for samarbejdet, sådan at bygherre kan følge med i gennemførelsen af arbejdsmiljøkoordineringsopgaven, og sådan at arbejdsmiljøkoordinator kan orientere og rådføre sig med bygherre undervejs.

Det aftales hvordan arbejdsmiljøkoordinator kan formidle fremdrift til bygherre. Typisk kan det foregå gennem sikkerhedsmødereferater, sikkerhedsrunderingsnotater og ulykkesstatistikker.

Det kan også aftales at arbejdsmiljøkoordinator fører en egentlig logbog over arbejdsmiljøkoordineringen. I så fald kan den være udgangspunkt for formidlingen.

Det aftales hvordan arbejdsmiljøkoordinator formidler arbejdet med løbende at følge op på PSS og journal til bygherre.

Arbejdsmiljøkoordinator bør også rådgive bygherre om behov for forbedring af arbejdsmiljøkoordineringen baseret på erfaringerne fra den løbende arbejdsmiljøkoordinering. Det kunne fx være behov for tættere dialog mellem arbejdsmiljøkoordinator og de projekterende.

I aftaler et antal møder, hvor det primære formål er, at I drøfter arbejdsmiljøudfordringer i projektet.

I aftaler også, om møderne er fysiske over telefon eller over fx Skype. Mødefrekvens kan fx tage udgangspunkt i milepæle i projekteringen.

I bør også afklare, i hvilken udstrækning byggeledelse deltager i alle møder eller efter behov.

Det er vigtigt, at I aftaler, hvordan I samarbejder, når der opstår ændringer og problemer i projekteringsforløbet.

Arbejdsmiljøkoordinator har brug for hurtigst muligt at blive underrettet om projektændringer og bygherre har brug for at blive underrettet, hvis der opstår problemer og udfordringer under projekteringen.

I aftaler, hvordan bygherre holder arbejdsmiljøkoordinator orienteret om eventuelle ændringer i udførelsen i organiseringen af projekteringen.

I aftaler, hvordan bygherre holder arbejdsmiljøkoordinator orienteret om eventuelle ændringer af hvem, der er entreprenører, eller af projektorganisationen i øvrigt.

I aftaler hvem, der skal foretage arbejdsmiljøkoordineringen, hvis der undervejs under udførelsen foretages ændringer af projektet: Skal det være den oprindelige arbejdsmiljøkoordinator (P), der inddrages igen, eller skal opgaven varetages af arbejdsmiljøkoordinator (B)? Hvis opgaven skal varetages af arbejdsmiljøkoordinator (P), skal det aftales, hvordan de to arbejdsmiljøkoordinatorer skal samarbejde.

I aftaler, hvordan arbejdsmiljøkoordinator skal orientere og inddrage bygherre, hvis der opstår arbejdsmiljøudfordringer, som kan give anledning til konflikter med entreprenører eller på anden måde er vanskelige at håndtere.

Tilsvarende aftaler I, hvornår og hvordan arbejdsmiljøkoordinator skal orientere og inddrage bygherre, hvis der opstår problemer, der kan få betydning for projektets gennemførelse og efterfølgende drift eller vedligeholdelse.

I aftaler, hvordan arbejdsmiljøkoordinator skal orientere og inddrage bygherre, hvis der opstår udfordringer som hindrer arbejdsmiljøkoordinator i at udføre sin koordineringsopgave.

Det er vigtigt at I får drøftet, hvordan I sammen kan ”spille hinanden gode”. I særdeleshed i henhold til arbejdsmiljøkoordinatorens mandat og rolle.

Erfaringer viser, at det kan være svært for arbejdsmiljøkoordinator at opnå den nødvendige autoritet hos fx entreprenører, bygningsarbejdere og leverandører for at kunne udføre arbejdsmiljøkoordineringsopgaven tilfredsstillende.

Derfor er det vigtigt, at bygherre understøtter arbejdsmiljøkoordinator ved at præsentere og uddybe sin arbejdsmiljøpolitik, så alle parter i udførelsen er fortrolige med bygherres ambition for arbejdsmiljøet i byggeriet.

I aftaler, hvilket mandat, arbejdsmiljøkoordinator har på pladsen i den daglige udførelse af sin koordineringsopgave.

Har arbejdsmiljøkoordinator fx lov til at iværksætte foranstaltninger mv, der er arbejdsmiljømæssigt begrundet, og hvis de koster ekstraarbejder op til en vis beløbsgrænse?

Har arbejdsmiljøkoordinator mandat til at reagere overfor entreprenører, der ikke lever op til fastlagte arbejdsmiljøstandarder for fx oprydning og rengøring? Hvilke reaktionsmuligheder har arbejdsmiljøkoordinator i sådanne situationer?

I hvilke situationer har arbejdsmiljøkoordinator bygherres opbakning til at stoppe arbejdet, uden på forhånd at rådføre sig med bygherren, hvis det er sikkerhedsmæssigt nødvendigt?

De mandater, som I aftaler, bør formidles til entreprenører og byggeledelse.

I aftaler, hvordan bygherre formidler sine ambitioner for arbejdsmiljøet under udførelsen til entreprenører og projekterende, og hvordan han samtidig signalerer sin opbakning til arbejdsmiljøkoordinator. Det kan fx ske på opstartsmøder og projektgennemgangsmøder ved bygge- og anlægsprojektets start samt på bygge- og sikkerhedsmøder.

Det er vigtigt, at bygherre sørger for, at byggelederen er inddraget i aftalerne, og at byggelederen er fortrolig med, at han skal sørge for, at arbejdsmiljøkoordinator får fuld mulighed for at udføre sin koordineringsopgave gennem adgang til bygge- og anlægspladsens lokaliteter, dokumenter, deltagelse i møder mv.

Erfaringsmæssigt er det vigtigt at prioritere, at bygherren jævnligt deltager i sikkerhedsmøder, fordi det viser bygherrens engagement i arbejdsmiljøindsatsen.

I aftaler, i hvilken udstrækning bygherre forventes at deltage i opstartsmøder, byggemøder, sikkerhedsmøder og runderinger på pladsen, fx:

• Bygherre deltager i alle møder og runderinger
• Bygherre deltager i møder ved faseskift i bygge- og anlægsprojektet
• Bygherre deltager, når arbejdsmiljøkoordinator opfordrer til det, eller bygherre finder behov for det

De enkelte entreprenører har selv ansvaret for at overholde arbejdsmiljølovgivningen. Det er arbejdsmiljøkoordinators opgave at påse, at de overholder lovgivningen.

I bør som bygherre og arbejdsmiljøkoordinator finde frem til det niveau, som arbejdsmiljøkoordinator skal arbejde på ift. at påse, inspirere, vejlede og støtte de enkelte entreprenører i deres egenindsats.

Det er vigtigt at drøfte balancen mellem, at arbejdsmiljøkoordinator skal påse og vejlede entreprenørerne samtidig med, at han skal undgå, at han i praksis kommer til at varetage entreprenørernes arbejdsmiljøopgaver. Skal arbejdsmiljøkoordinator fx kunne forlange at se entreprenørernes arbejdsbeskrivelser, APV’er mv og at afholde møder med entreprenørens arbejdsmiljøkontaktperson?